¿Cómo crear una nota de ajuste de reemplazo en Nómina Electrónica de Aliaddo?

Una nota de ajuste de reemplazo es un documento electrónico que permite corregir o modificar una nómina ya transmitida a la DIAN. 📝 Se usa cuando la información reportada tiene errores en valores, cálculos o conceptos, y necesitas que lo transmitido quede correcto.

Palabras clave

• Nota de reemplazo: corrige una nómina ya transmitida que tiene errores, enviando la información correcta.
• Nota de eliminación: anula por completo una nómina que no debió transmitirse. ¿Cómo crearla?

¿Cuándo generar una nota de reemplazo?

• Errores en valores salariales: un monto incorrecto en el devengado, deducido o neto a pagar.
• Conceptos omitidos: faltó incluir ingresos, deducciones, bonificaciones o retenciones.
• Cálculos incorrectos: errores en la liquidación, como descuentos mal aplicados.
• Correcciones de datos reportados: inconsistencias en la información transmitida.

¿Qué dice la norma?

La Resolución 000013 de 2021 de la DIAN regula las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Según el criterio que la DIAN aplicó en el Oficio 744 de 2022:

• Si el documento transmitido tiene errores en cifras, cálculos o datos de contenido (pero los conceptos y el empleado son correctos), se corrige con una nota de reemplazo.
• Si el documento no debió transmitirse o es necesario invalidarlo por completo para generar uno nuevo desde cero, se usa una nota de eliminación. ¿Cómo crear una nota de eliminación?

¡Importante!

Al igual que la transmisión original, las notas de ajuste deben enviarse dentro de los 10 primeros días calendario del mes siguiente al periodo reportado. Corregir fuera de ese plazo no te exime de la obligación, pero sí puede derivar en inconsistencias frente a la DIAN; si tienes dudas sobre un caso puntual, consúltalo con tu contador.

📝 Pasos para generar una nota de ajuste de reemplazo

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1. Acceder al módulo de Nómina Electrónica

• Desde el menú principal, dirígete a Nómina y selecciona Electrónica.
• Busca la nómina que deseas ajustar con los filtros disponibles:

Filtros de búsqueda

• Año: selecciona el período correspondiente.
• Mes: escoge el mes en el que se generó la nómina.
• Estado: filtra según el estado de la nómina (válido, inválido, pendiente, etc.).

• Haz clic en Aplicar filtros para listar las nóminas.

2. Seleccionar la nómina y generar la nota de reemplazo

• En la lista de resultados, ubica la nómina que deseas corregir y marca su casilla.
• Al marcar al menos un empleado, aparece una barra de acciones con los botones Transmitir, Reemplazar y Eliminar. Haz clic en Reemplazar.

3. Verificar la transmisión de la nota de reemplazo

• En la columna de estado aparecerá la opción Reemplazada.
• Haz clic en ese estado para ver el detalle de la nómina corregida, con los valores ajustados en devengado, deducido y neto a pagar.

✨ ¡Y listo!

Ahora ya sabes cómo generar notas de ajuste de reemplazo en la Nómina de Aliaddo. 🚀

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