¿Cómo configurar las preferencias de nómina en Aliaddo?

Las preferencias de nómina son los ajustes generales que definen cómo Aliaddo calcula, contabiliza y reporta la nómina de tu empresa. Configurarlas bien desde el inicio te ahorra correcciones más adelante, porque afectan directamente el cálculo de los aportes a la seguridad social, la contabilización y la generación de la PILA. ⚙️

☝ En este tutorial recorremos las secciones de la pestaña Preferencias: Pila, Cálculo, Contabilidad y Aportes a seguridad social. Ahí defines desde el tipo de contribuyente de tu empresa hasta cómo se descuentan la retención en la fuente y el fondo de solidaridad.

Palabras clave

• PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes): Formulario mediante el cual las empresas y los independientes pagan en un solo momento sus aportes a seguridad social y parafiscales.
• Tipo de contribuyente (tipo de aportante): Clasificación de quien paga los aportes en la PILA (por ejemplo, empleador o independiente).
• Ingreso base de cotización (IBC): Valor sobre el cual se calculan los aportes a la seguridad social.
• Aportes parafiscales: Aportes del empleador a la Caja de Compensación (CCF), el SENA y el ICBF.

🧭 ¿Qué encontrarás en Preferencias de nómina?

En Configuración → Nómina → Preferencias de nómina verás cuatro pestañas: Preferencias, Dian, Entidades y Formatos de comprobante de pago. En la pestaña Preferencias están, entre otras, las secciones Pila, Cálculo, Contabilidad, Aportes a seguridad social y el Nombre del portal de empleados.

📝 Pasos para configurar las preferencias de nómina

---

1. Acceder a Preferencias de nómina

• Desde el menú principal, dirígete a Configuración.
• En la columna Nómina, haz clic en Preferencias de nómina.
• Asegúrate de estar en la pestaña Preferencias.

2. 🏛️ Pila: seleccionar el tipo de contribuyente

En la sección Pila, haz clic en el campo Tipo de contribuyente y selecciona el que corresponde a tu empresa:

Tipos de contribuyente disponibles

1. Empleador: Es la opción que aplica a la mayoría de las empresas que tienen trabajadores vinculados.
2. Independiente: Para quienes pagan aportes por su propia cuenta.
3. Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud.
4. Agremiaciones o asociaciones.
5. Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado.
6. Misiones diplomáticas, consulares o de organismos multilaterales no sometidos a la legislación colombiana.
7. Organizaciones Administradoras del Programa de Hogares de Bienestar.
8. Pagador de aportes de los concejales municipales o distritales.

Estas opciones corresponden a los tipos de aportante que establece la Resolución 2388 de 2016 del Ministerio de Salud y Protección Social para el diligenciamiento de la PILA.

3. 🏢 Pila: seleccionar las áreas

• En el campo Áreas, marca las áreas de tu empresa que quieres incluir: Administrativa, Operativa y Ventas.
• Puedes seleccionar una, varias o todas.

4. 🏖️ Pila: definir cómo se tratan las vacaciones en los aportes

Aliaddo te permite decidir si las vacaciones hacen parte de la base de los aportes. Activa o desactiva cada interruptor según corresponda:

Vacaciones liquidadas

• Incluir vacaciones liquidadas en la base para aportes de seguridad social: Suma las vacaciones liquidadas a la base sobre la que se calculan los aportes a salud, pensión y riesgos laborales.
• Incluir vacaciones liquidadas en la base para aportes de parafiscales: Suma las vacaciones liquidadas a la base sobre la que se calculan los aportes a la Caja de Compensación, el SENA y el ICBF.

Vacaciones compensadas en dinero

• Incluir vacaciones compensadas en dinero en la base para seguridad social (EPS, ARL, AFP, FPS): Suma las vacaciones pagadas en dinero a la base de salud, riesgos laborales, pensión y fondo de solidaridad pensional.
• Incluir vacaciones compensadas en dinero en la base para aportes parafiscales (CCF, SENA, ICBF): Suma las vacaciones pagadas en dinero a la base de los aportes parafiscales.

¿Qué dice la normativa sobre las vacaciones?

Según lo que publican fuentes especializadas:

• Las vacaciones compensadas en dinero no hacen parte de la base para liquidar las cotizaciones a salud, pensión y riesgos laborales, pero sí son base para los aportes parafiscales (SENA, ICBF y cajas de compensación).
• Para los aportes parafiscales se incluye en la base el valor pagado de las vacaciones disfrutadas, compensadas en dinero o pagadas por liquidación de contrato.
• Cuando el empleado disfruta vacaciones, el IBC para seguridad social es el mismo con el que cotizó el mes inmediatamente anterior a la novedad.

5. 🧮 Cálculo: definir las reglas de cálculo de la nómina

En la sección Cálculo ajustas cómo se calculan y se descuentan algunos conceptos de la nómina.

Redondeo y prima de servicios

• ¿Redondear al 100 superior el valor a descontar por fondo de solidaridad y subsistencia?: Si activas esta opción, el valor que se descuenta al empleado por el fondo de solidaridad y subsistencia se aproxima al múltiplo de 100 superior.
• ¿Afectar primas de servicios con las licencias no remuneradas?: Si activas esta opción, la prima de servicios se calculará solo sobre los días trabajados o remunerados. No se incluirán los días en los que el empleado estuvo en licencia no remunerada.

Incapacidades

• Porcentaje para pago primeros días de incapacidad correspondiente al empleador: Selecciona 100% o 66% (o 2/3 partes).

¿Qué porcentaje elegir para los primeros días de incapacidad?

En una incapacidad por enfermedad general, el empleador asume los dos primeros días (Decreto 2943 de 2013). El artículo 227 del Código Sustantivo del Trabajo reconoce un auxilio monetario equivalente a las dos terceras partes (2/3) del salario, es decir, cerca del 66,67 %. Muchas empresas deciden pagar el 100 % por política interna o acuerdo con sus trabajadores. Elige la opción que aplica en tu empresa.

Contrato de aprendizaje

• Porcentaje etapa lectiva: Porcentaje que se aplica durante la etapa lectiva del aprendiz.
• Porcentaje etapa productiva: Porcentaje que se aplica durante la etapa productiva (práctica) del aprendiz.

Referencia para aprendices

Según la Ley 2466 de 2025, en la formación tradicional del SENA el apoyo de sostenimiento es de mínimo el 75 % de un salario mínimo mensual en la etapa lectiva y del 100 % en la etapa práctica. Puedes ampliar esta información Aquí.

Periodo de descuento de la retención en la fuente y del Fondo de Solidaridad

Para cada uno de estos dos descuentos, elige en qué periodo de la nómina se aplica:

• ¿En qué periodo vas a descontar la retención en la fuente?
• ¿En qué periodo vas a descontar el Fondo de Solidaridad?

Las opciones son las mismas en ambos casos:

• Descuento en cada periodo (si hay base): El descuento se aplica en cada periodo del mes en el que exista base para calcularlo.
• Descuento en el último periodo del mes (si hay base): El descuento del mes se aplica en el último periodo.

Para tener en cuenta

Estas opciones marcan diferencia cuando tu nómina no es mensual (por ejemplo, quincenal, decadal o semanal).

• Retención en la fuente: Se causa en el momento del pago o abono en cuenta y solo se practica cuando la base gravable depurada del mes supera 95 UVT.
• Fondo de Solidaridad Pensional: Es un aporte adicional a cargo del trabajador (el empleador solo lo descuenta y lo paga en la PILA) que aplica cuando el ingreso base de cotización es de 4 salarios mínimos o más: 1 % entre 4 y 16 salarios mínimos, y porcentajes crecientes desde los 16 hasta llegar a 2 % desde los 20 salarios mínimos.

6. 📊 Contabilidad: elegir la modalidad de cuentas por pagar/cobrar

En la sección Contabilidad selecciona cómo se manejarán las cuentas por pagar y por cobrar de la nómina:

Modalidad de cuentas por pagar/cobrar

• Saldos de terceros
• Documentos vinculados

7. 🛡️ Aportes a seguridad social: activar los beneficios que aplican a tu empresa

En la sección Aportes a seguridad social activa los beneficios de ley que tu empresa cumple. Cada opción tiene un ícono de ayuda (❔) con información adicional:

Beneficios disponibles

• Aportes exonerados de pago, Ley 1607 de 2012: Indica que tu empresa está exonerada del pago de ciertos aportes por los trabajadores que devengan menos de 10 salarios mínimos mensuales. La Ley 1607 de 2012 exoneró a las sociedades y personas jurídicas contribuyentes del impuesto de renta de los aportes parafiscales a favor del SENA y el ICBF, y también contempla la exoneración para las personas naturales empleadoras. Hoy esta exoneración está recogida en el artículo 114-1 del Estatuto Tributario.
• Aplica para la Ley 590 de 2000: Para las micro, pequeñas y medianas empresas (MiPymes) que se acogen al beneficio de la Ley 590 de 2000: descuento progresivo en los aportes parafiscales del 75 % el primer año, 50 % el segundo y 25 % el tercero. Más información en Aportes en Línea.
• Aplica para la Ley 1429 de 2010: Para las pequeñas empresas que iniciaron su actividad después de la promulgación de la Ley 1429 de 2010, que establece la progresividad en el pago de parafiscales: 0 % los dos primeros años, 25 % el tercero, 50 % el cuarto, 75 % el quinto y 100 % desde el sexto año.

Importante

Estos beneficios tienen requisitos y condiciones que debe cumplir tu empresa. Activa solo los que te apliquen y confirma con tu contador cuáles corresponden a tu caso, pues afectan directamente el cálculo de tus aportes.

8. Guardar los cambios

• Haz clic en el botón Guardar, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. 💾

✨ ¡Y listo!

Así de fácil configuras las preferencias de tu nómina en Aliaddo: la PILA, las reglas de cálculo, la contabilidad y los beneficios en los aportes a la seguridad social. 🚀

---

¡Estamos felices de ayudarte! 🤗 Si tienes alguna duda o necesitas asistencia, no dudes en escribirnos a soporte@aliaddo.com con la descripción de tu solicitud y te daremos una respuesta personalizada. Nuestro equipo te responderá a tu correo registrado en un tiempo máximo de 48 horas.

¡Con Aliaddo, tu contabilidad en piloto automático! 🚀