¿Cómo importar otras novedades en Nómina de Aliaddo?

¿Tienes bonificaciones, comisiones, descuentos u otros conceptos personalizados que registrar para varios empleados? 🧾 En lugar de crear esas novedades una por una desde el módulo de Novedades, la importación de otras novedades te permite cargarlas todas juntas desde un archivo. Cada fila representa una novedad: el empleado, el periodo, el concepto y su valor o cantidad.

El proceso es simple:

1. 📥 Descargas una plantilla con el formato correcto.
2. ✍️ La llenas con las novedades de tus empleados.
3. 🚀 La subes a Aliaddo y revisas que cada columna quedó bien asignada.

☝ Todo esto lo haces desde Nómina → Importar.

Antes de empezar

• Ten creados los conceptos de nómina que vas a usar. Si aún no los tienes, consulta el tutorial de crear un concepto de nómina.
• Si un concepto se registra por centro de costo, ten creado ese centro de costo. Consulta cómo crear un centro de costos.
• Puedes importar hasta 1000 registros por día.

🧾 Pasos para importar otras novedades

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1. Acceder a Importar

• Desde el menú principal, ingresa a Nómina y haz clic en Importar.

2. Seleccionar Otras novedades

• En la pantalla ¿Qué deseas importar?, haz clic en la tarjeta Otras novedades.
• Luego, haz clic en Continuar.

3. Preparar tu archivo

Se abrirá la pantalla Carga tu archivo, con dos apoyos disponibles:

• 📥 Descargar plantilla: descarga el archivo de ejemplo para completar tus datos con el formato correcto.
• 📘 Ver guía de importación: abre la guía con las columnas, sus requisitos y los formatos aceptados.

Caracteres especiales

Antes de importar, asegúrate de que los datos no contengan estos caracteres: coma (,), punto y coma (;), tabulación (TAB) ni barra vertical (|). Pueden alterar la estructura del archivo y provocar errores. Para los valores decimales, usa el punto (.).

4. Revisar las columnas de la guía

En Ver guía de importación encontrarás las columnas de la plantilla:

Columnas de otras novedades

• Empleado (Requerido): número de identificación del empleado, sin puntos, espacios, guiones ni dígito de verificación. Ejemplo: 1013618581.
• Periodo (Requerido): periodo de nómina al que corresponde la novedad.
• Concepto (Requerido): nombre del concepto de nómina.
• Valor (Opcional): monto de la novedad, solo números, sin puntos ni comas (ejemplo: 250000). Diligéncialo cuando el concepto se registra por valor.
• Cantidad (Opcional): días u horas, cuando el concepto se registra por cantidad. Debe ser mayor a 0. Déjala vacía si el concepto usa Valor.
• Centro de costo (Opcional): nombre del centro de costo. Es obligatorio si el concepto está configurado para registrarse por centro de costo.
• Entidad (Opcional): nombre de la entidad.
• Deducción de retención en la fuente (Opcional): tipo de deducción de retención en la fuente.
• Observación (Opcional): texto para complementar la novedad.

Valor o cantidad, no ambos

Cada concepto se registra por valor o por cantidad. Si el concepto usa valor, diligencia la columna Valor y deja Cantidad vacía; si usa cantidad, haz lo contrario.

5. Entender el formato del periodo

El campo Periodo se arma combinando cuatro datos: Código, Número, Mes y Año.

Cómo se forma el periodo

• Código: D = Decenal, Q = Quincenal, M = Mensual.
• Número del periodo: Decenal: 1 (01-10), 2 (11-20), 3 (21-30). Quincenal: 1 (01-15), 2 (16-30). Mensual: M (mes completo).
• Mes: dos dígitos, del 01 al 12.
• Año: cuatro dígitos (AAAA).

Ejemplo: Q1-12-2025 corresponde a la primera quincena de diciembre de 2025.

6. Usar los conceptos correctos

En la columna Concepto debes escribir exactamente el nombre de un concepto de nómina. La guía incluye la lista de Conceptos de nómina disponibles, con la columna Se registra con (Valor o Cantidad), para que sepas qué diligenciar en cada fila.

¿Un concepto no aparece en la lista?

Significa que aún no está creado en tu empresa. Créalo primero con el tutorial de crear un concepto de nómina.

7. Escribir los centros de costo y las entidades

• Centro de costo: escribe el nombre exacto del centro de costo, tal como aparece en el listado Centros de costo de la empresa. Recuerda que es obligatorio si el concepto se registra por centro de costo.
• Entidad: escribe el nombre de la entidad, tal como aparece en el listado Entidades registradas en la empresa.

¿Aún no tienes la entidad creada?

Las entidades se seleccionan en la configuración de nómina. Consulta el tutorial de cómo configurar las entidades de nómina.

8. Escribir la deducción de retención en la fuente

En la columna Deducción de retención en la fuente escribe, si aplica, uno de estos tipos:

• Rentas Exentas
• Ingreso No Gravable
• Ingreso No Constitutivo Renta
• Deducción Retención en la Fuente

9. Cargar tu archivo

• Arrastra tu archivo al recuadro Arrastra tu archivo aquí, o haz clic en él para seleccionarlo desde tu computadora.
• Formatos aceptados: .xls y .xlsx.
• Cuando el archivo esté cargado, haz clic en Continuar.

10. Asignar las columnas

En Mapeo y asignación de columnas, Aliaddo relaciona cada columna de tu archivo con un campo del sistema. Revisa cada tarjeta:

• Asignada: la columna ya está relacionada con un campo y se importará.
• Ignorar: la columna no se importará. Úsalo en las columnas que no necesitas.
• Columna en sistema: si Aliaddo asignó mal alguna columna, despliega el selector y elige el campo correcto.

Importante

Los datos de columnas que no están asociadas no se importarán. Revisa que todas las columnas que necesitas aparezcan como Asignada, en especial Valor o Cantidad y Centro de costo cuando aplique.

Cuando termines, haz clic en Guardar.

11. Confirmar la importación

• En la ventana Confirmar importación, revisa la configuración y haz clic en Importar registros.

Mientras se procesa

El proceso puede demorar hasta 10 minutos. Aliaddo te notificará por correo electrónico cuando termine. Puedes seguir trabajando mientras tanto.

✨ ¡Y listo!

Así de fácil cargas tus otras novedades en Aliaddo, dejando bonificaciones, comisiones y descuentos listos para tu nómina. Revisa el correo de confirmación para validar que los registros quedaron cargados. 🚀

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¡Estamos felices de ayudarte! 🤗 Si tienes alguna duda o necesitas asistencia, no dudes en escribirnos a soporte@aliaddo.com con la descripción de tu solicitud y te daremos una respuesta personalizada. Nuestro equipo te responderá a tu correo registrado en un tiempo máximo de 48 horas.

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