¿Cómo configurar los consecutivos en los documentos comerciales?

Los consecutivos en los documentos comerciales son números únicos y secuenciales que se asignan automáticamente a cada documento que generas en el sistema (facturas, notas crédito, órdenes de compra, remisiones, etc.). Su función principal es identificar, ordenar y dar trazabilidad a cada transacción, lo que resulta esencial tanto para tu control interno como para cumplir con los requisitos legales ante entidades como la DIAN.

En Aliaddo, configurar los consecutivos es un proceso rápido, intuitivo y completamente personalizable. Podrás definir el número de inicio, elegir la resolución correspondiente y aplicarlo por sucursal y tipo de documento. Así, mantienes un control ordenado y sin errores de todas tus operaciones comerciales, evitando duplicidades o saltos en la numeración. 💜

📑 Pasos para configurar los consecutivos en los documentos comerciales

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1. Accede al módulo de Configuración

• Dirígete al módulo de Configuración en el menú principal de Aliaddo.
• En la sección de Preferencias, selecciona la opción Documentos comerciales.

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2. Selecciona la sucursal y el tipo de documento

• En sucursal, selecciona la Sucursal en la que deseas configurar el consecutivo.
• Luego, Tipos de documentos selecciona el documento que deseas configurar.

Tipos de documentos que puedes configurar

Los tipos de documentos disponibles pueden variar según la sucursal seleccionada y la configuración de tu empresa.

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3. Selecciona la resolución e ingresa el consecutivo inicial

• Una vez que hayas seleccionado el tipo de documento, se abrirá un formulario donde podrás ajustar la numeración de los Consecutivos.
  • Resolución: Si estas configurando un documento electrónico, selecciona la resolución correspondiente a la sucursal.
  • Consecutivo inicial: Ingresa el número desde el cual comenzará la numeración del documento.
  • Cuando termines de configurar, no olvides hacer clic en el botón Guardar para confirmar los cambios realizados.

Recuerda

El campo Resolución se muestra para los documentos electrónicos. En documentos como Remisión de venta, Orden de venta y Cotización, este campo no está disponible.

Advertencia

Si tienes varias sucursales, configura la numeración de cada una según la resolución y el rango que le corresponda. Antes de guardar, verifica que la resolución seleccionada y el Consecutivo inicial coincidan con la información autorizada.

Importante

Cuando configures el consecutivo inicial, ten en cuenta que, una vez guardado, NO podrás asignar un número inferior al que hayas definido. Por ejemplo, si estableces el consecutivo en 10, no podrás cambiarlo a un número menor.

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🔥 Consejos útiles

• Antes de configurar un documento electrónico, verifica que la resolución de facturación que vas a utilizar corresponda a la sucursal y se encuentre vigente.
• Mantén un control de los consecutivos utilizados para evitar configurar un número que ya haya sido utilizado.
• Si anteriormente ya enviaste documentos electrónicos a la DIAN, verifica cuál fue el último consecutivo utilizado y configura el siguiente número disponible dentro del rango autorizado.

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✨ ¡Y listo!

Ahora ya sabes cómo configurar los consecutivos de tus documentos comerciales en Aliaddo.

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