¿Cómo importar saldos de nómina en Aliaddo?

¿Vienes de otro sistema o ya tenías historial de nómina antes de empezar en Aliaddo? 🗂️ Si no le cuentas a Aliaddo lo que tus empleados ya devengaron, provisionaron o descontaron en el año en curso, el cálculo de sus prestaciones sociales, retenciones y topes puede salir incompleto. Con la importación de saldos de nómina cargas todos esos saldos iniciales en un solo archivo, en lugar de digitarlos uno por uno.

El proceso es simple:

1. 📥 Descargas una plantilla con el formato correcto.
2. ✍️ La llenas con el año, el mes, el tipo de saldo y el valor de cada empleado.
3. 🚀 La subes a Aliaddo y revisas que cada columna quedó bien asignada.

☝ Todo esto lo haces desde Nómina → Importar.

Revisa tus periodos antes de importar

Para garantizar el cálculo correcto de las prestaciones sociales (prima, cesantías e intereses sobre las cesantías), asegúrate de haber generado los periodos del año en curso. Si no los tienes, ingresa los saldos manualmente.

Antes de empezar

• Ten a la mano el número de identificación de cada empleado, el año y el mes de cada saldo, y el código del tipo de saldo.
• También puedes registrar los saldos manualmente, al crear un empleado. Consulta cómo crear un empleado y su contrato.
• Puedes importar hasta 1000 registros por día.

🗂️ Pasos para importar saldos de nómina

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1. Acceder a Importar

• Desde el menú principal, ingresa a Nómina y haz clic en Importar.

2. Seleccionar Saldos de nómina

• En la pantalla ¿Qué deseas importar?, haz clic en la tarjeta Saldos de nómina.
• Luego, haz clic en Continuar.

3. Preparar tu archivo

Se abrirá la pantalla Carga tu archivo, con dos apoyos disponibles:

• 📥 Descargar plantilla: descarga el archivo de ejemplo para completar tus datos con el formato correcto.
• 📘 Ver guía de importación: abre la guía con las columnas, sus requisitos y los formatos aceptados.

Caracteres especiales

Antes de importar, asegúrate de que los datos no contengan estos caracteres: coma (,), punto y coma (;), tabulación (TAB) ni barra vertical (|). Pueden alterar la estructura del archivo y provocar errores. Para los valores decimales, usa el punto (.).

4. Revisar las columnas de la guía

En Ver guía de importación encontrarás las columnas de la plantilla. Todas son obligatorias:

Columnas de saldos de nómina

• Empleado (Requerido): número de identificación del empleado, solo números, sin puntos, espacios, guiones ni dígito de verificación. Ejemplo: 1013618581.
• Año (Requerido): año en el que quedarán los saldos iniciales. Ejemplo: 2024.
• Mes (Requerido): mes en el que quedarán los saldos iniciales. Ejemplo: 12.
• Tipo (Requerido): código del tipo de saldo inicial que vas a registrar.
• Valor (Requerido): valor del saldo, solo números, sin puntos ni comas. Ejemplo: 250000.

5. Usar el código de tipo correcto

En la columna Tipo debes escribir el código del saldo, no su nombre. La guía incluye la lista Tipos de saldo inicial:

Código	Tipo de saldo
OPNLSA	Leasing
OPNHPP	Medicina prepagada
EPSLYR	Salud obligatoria
ACCINY	Devengado en el transcurso del año
APRLYF	Provisión de cesantías
APRILF	Provisión de intereses de cesantías
APRBNS	Provisión de primas de servicio
APRVCN	Provisión de vacaciones (solo para reportar consolidado anual a la DIAN)
HNRINY	Horas no remuneradas en el año (# días × # horas al día)
DTRINY	Días no remunerados en el año (# días)
RTFSMS	Porcentaje de retención en la fuente
VCNDTN	Días no trabajados para descontar de la liquidación de vacaciones
VCNPND	Días pendientes de vacaciones (solo para el libro de vacaciones)
RTFSYR	Ingreso tributario en el año
RTFDAF	Deducido fondo de pensiones y AFC en el año
RTFAVA	Promedio devengado en el semestre para calcular la base de retención de cesantías
RTF790	Acumulado de renta exenta 25 % para control de 790 UVT
RT1340	Acumulado de control de 1340 UVT para empleados con retención en la fuente

Copia el código, no el nombre

Puedes copiar cada código desde la guía con el ícono de copiar. Si escribes el nombre del tipo en lugar del código, el saldo no se importará.

6. Cargar tu archivo

• Arrastra tu archivo al recuadro Arrastra tu archivo aquí, o haz clic en él para seleccionarlo desde tu computadora.
• Formatos aceptados: .xls y .xlsx.
• Cuando el archivo esté cargado, haz clic en Continuar.

7. Asignar las columnas

En Mapeo y asignación de columnas, Aliaddo relaciona cada columna de tu archivo con un campo del sistema. Revisa cada tarjeta:

• Asignada: la columna ya está relacionada con un campo y se importará.
• Ignorar: la columna no se importará. Úsalo en las columnas que no necesitas.
• Columna en sistema: si Aliaddo asignó mal alguna columna, despliega el selector y elige el campo correcto.

Cuando termines, haz clic en Guardar.

Importante

Como todas las columnas son obligatorias, revisa que Empleado, Año, Mes, Tipo y Valor aparezcan como Asignada antes de guardar.

8. Confirmar la importación

• En la ventana Confirmar importación, revisa la configuración y haz clic en Importar registros.

Mientras se procesa

El proceso puede demorar hasta 10 minutos. Aliaddo te notificará por correo electrónico cuando termine. Puedes seguir trabajando mientras tanto.

✨ ¡Y listo!

Así de fácil cargas los saldos iniciales de tus empleados en Aliaddo, para que tus prestaciones y retenciones partan de la información correcta. Revisa el correo de confirmación para validar que los registros quedaron cargados. 🚀

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¡Estamos felices de ayudarte! 🤗 Si tienes alguna duda o necesitas asistencia, no dudes en escribirnos a soporte@aliaddo.com con la descripción de tu solicitud y te daremos una respuesta personalizada. Nuestro equipo te responderá a tu correo registrado en un tiempo máximo de 48 horas.

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