Crear un empleado es uno de los procesos más importantes de tu nómina: aquí defines su contrato, su salario, sus afiliaciones y todos los datos que Aliaddo necesita para calcular correctamente su pago. Tómate un momento para diligenciar cada sección con cuidado. 🧑💼
☝ Esta acción se hace desde Nómina → Empleados .
Empleado: Persona vinculada a tu empresa mediante un contrato laboral, registrada en Aliaddo para gestionar su nómina.Afiliación: Vinculación del empleado a una entidad (EPS, fondo de pensiones, ARL, etc.) para el pago de sus aportes de seguridad social.
Si aún no has configurado las entidades (EPS, fondos de pensión, ARL, cajas de compensación) con las que trabaja tu empresa, hazlo primero para que estén disponibles al crear el empleado:
Desde el menú principal, dirígete a Nómina .
Haz clic en Empleados .
En la parte superior derecha de la lista de empleados, haz clic en el botón Crear .
Se abrirá el formulario Crear empleado , organizado en varias secciones.
Ingresa los datos básicos del empleado, incluyendo su tipo y número de identificación, nombres y apellidos, fecha de nacimiento, género, estado civil, etc.
Aquí defines las condiciones laborales del empleado:
Cargo: cargo que ocupará el empleado.Localización o ciudad: ciudad donde presta sus servicios el empleado.Tipo de contrato: por ejemplo, término fijo o término indefinido.Ciclo de pago: periodicidad con la que se le paga al empleado.Fecha de inicio : fecha en la que inicia su contrato laboral.Fecha de finalización: obligatoria si el tipo de contrato lo requiere (por ejemplo, término fijo).Centro de costo: área, sucursal o proyecto de tu empresa al que se le asignará el costo laboral de este empleado, para efectos contables y de control de gastos.Tipo de trabajador: define la relación laboral del empleado ante la seguridad social, según la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA): por ejemplo, dependiente (vinculado por contrato laboral) o independiente (presta servicios por cuenta propia).Subtipo de trabajador: precisa la situación específica del empleado dentro del tipo elegido (por ejemplo, si ya cumple los requisitos para pensión o si es un pensionado que sigue cotizando), según la clasificación de la PILA.Jornada laboral: número de horas semanales que trabajará el empleado (por ejemplo, tiempo completo o medio tiempo).Departamento o área: departamento o área de la empresa al que pertenece el empleado.Afiliaciones: EPS, fondo de pensiones, fondo de cesantías a las que estará vinculado el empleado para el pago de sus aportes de seguridad social.
Sumar transporte como base para prestaciones durante Licencia o Incapacidad Sumar transporte como base para prestaciones durante Vacaciones Intereses de cesantías se pagan mensualmente
Aquí defines cómo se calcula y se paga el salario del empleado, asi como tambien el medio por el cual se le hará llegar su pago:
Tipo de salario: salario ordinario, salario mínimo, salario integral, salario integral a definir, salario por hora, salario variable o salario variable base mínimo.Salario: valor del salario del empleado.Número de horas trabajadas al mes Pagar auxilio de transporte: actívalo si el empleado tiene derecho a este auxilio.Medio de pago: selecciona el banco y el tipo de cuenta a la que se le hará el pago al empleado.
Actívalo cuando tú, como empleador, le suministras directamente el transporte al empleado (por ejemplo, transporte de la empresa). Este valor no se suma al devengado ni se paga en efectivo, pero sí se toma como base para el cálculo de las prestaciones sociales (prima, cesantías e intereses sobre las cesantías).
Si el empleado supera el tope de ingresos que exige aplicar retención en la fuente, define aquí cómo se calcula:
Al elegir el Procedimiento 1 o el Procedimiento 2 , aparecen dos campos adicionales: Método de control 790 UVT y Método de control 1340 UVT , ambos configurables como Mensual o Anual .
Según el Artículo 206 del Estatuto Tributario (modificado por la Ley 2277 de 2022), el 25% de los pagos laborales del empleado está exento de retención, con un límite anual de 790 UVT . Además, el límite conjunto de rentas exentas y deducciones pasó de 5.040 UVT a 1.340 UVT con esa misma ley.
Si realizas el control anual de estos topes, ten en cuenta que el sistema valida la sumatoria de rentas exentas de todo el año; si el empleado no tiene datos previos en el sistema, debes ingresar manualmente un saldo acumulado exento.
En el bloque Deducciones , haz clic en Agregar para registrar deducciones adicionales del empleado (por ejemplo, Deducción por dependientes , Medicina prepagada o Leasing ), indicando su fecha de inicio, fecha de finalización (Opcional) y si el valor se ingresa como porcentaje o como valor fijo .
:::sde el menú princip
Esta sección es clave cuando el empleado viene de otro sistema o ya tenía historial de nómina antes de crearlo en Aliaddo:
Para garantizar el cálculo correcto de las prestaciones sociales (prima, cesantías e intereses sobre las cesantías), asegúrate de haber generado los periodos del año en curso. En caso contrario, ingresa los saldos manualmente.
Haz clic en Agregar y, por cada saldo, indica el Año , el Mes , el Tipo de saldo y su Valor .
Finaliza el formulario con los datos de contacto y la dirección de residencia del empleado.
El ícono de estrella ⭐ junto a cada correo te permite marcarlo como el correo principal del empleado, al que llegarán sus comunicaciones (por ejemplo, sus comprobantes de pago).
Una vez completadas todas las secciones, haz clic en Guardar . 💾
Así de fácil creas un nuevo empleado y su contrato en Aliaddo, dejando toda su información lista para el cálculo de la nómina. 🚀
¡Estamos felices de ayudarte! 🤗 Si tienes alguna duda o necesitas asistencia, no dudes en escribirnos a soporte@aliaddo.com 48 horas .
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