¿Cómo configurar la información de la empresa en Nómina de Aliaddo?

Configurar correctamente la información de tu empresa en el portal de Nómina de Aliaddo es fundamental para gestionar eficientemente la liquidación de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) y garantizar el cumplimiento de las obligaciones laborales.

✨ En este tutorial, aprenderás a:

• Configurar la información básica de tu empresa
• Definir modelos de cálculo de nómina
• Asignar áreas funcionales y registrar condiciones especiales de la empresa
• Configurar reportes de prestaciones sociales a la DIAN

Palabras clave

• PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes): Formato oficial que permite registrar y pagar los aportes a seguridad social de empleados y empleadores ante las entidades correspondientes.
• Áreas funcionales: Departamentos o secciones dentro de una empresa con funciones específicas, como Administración, Ventas o Producción.
• Seguridad Social: Sistema de protección que incluye aportes obligatorios para garantizar los derechos de los trabajadores en salud, pensión, riesgos laborales y otras prestaciones sociales.
• Nómina electrónica: Documento digital oficial que registra detalladamente los pagos realizados a los empleados, cumpliendo con los requisitos legales de declaración y reporte.

⚙️ Pasos para configurar la información de la empresa en Nómina

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1. Ingresa a la configuración rápida

• Ingresa al portal de Nómina Electrónica de Aliaddo.
• Dirígete al módulo Dashboard.
• Haz clic en Configuración rápida.
• Selecciona la opción “1. Empresa” para acceder a los parámetros de configuración inicial de la empresa.

2. Configura la información de cada sección

Sección 1: Inicio

• Ingresa la información principal de la empresa, como razón social y dirección.
• Esta información es necesaria para realizar el proceso de habilitación de Nómina electrónica.

Sección 2: PILA

• Configura cómo se calcularán los aportes de seguridad social y parafiscales en la nómina de tu empresa.
• Selecciona si la empresa es Empleador, Independiente, Entidad pública, entre otros.
• Indica si la empresa tiene beneficios tributarios o pertenece a un régimen especial.
• Define las áreas que estarán en la nómina (Administración, Ventas, Producción).

Sección 3: Cálculo

• Decide si el valor a descontar del fondo de solidaridad y subsistencia debe redondearse al múltiplo de 100 superior.
• Establece el porcentaje de pago que asumirá la empresa durante los primeros días de incapacidad del empleado.
• Configura el porcentaje de pago en la etapa lectiva (aprendizaje en formación) y en la etapa productiva (práctica en la empresa).
• Define si las licencias no remuneradas afectarán el cálculo de las primas de servicio.
• Elige en qué periodo se realizará el descuento de la retención en la fuente:
  • Descuento en cada periodo (si hay base).
  • Descuento en el último periodo del mes (si hay base). Recomendado
• Define en qué periodo se realizará el descuento del fondo de solidaridad:
  • Descuento en cada periodo (si hay base).
  • Descuento en el último periodo del mes (si hay base). Recomendado

Sección 4: Contabilidad

Define cómo se contabilizarán los valores por pagar de las prestaciones sociales en la nómina:

• Saldo de terceros: Los valores liquidados por prestaciones sociales se sumarán automáticamente al movimiento de la cuenta contable Salarios por pagar, lo que permite una integración contable ágil y sin intervención manual.
• Documento vinculado: En este caso, los valores no se asignan automáticamente a la cuenta de Salarios por pagar. Por tanto, deberás definir de forma manual la cuenta contable de contrapartida en cada concepto de liquidación.

Sección 5: DIAN

En esta pestaña defines cómo se reportarán las prestaciones sociales, vacaciones y primas de servicio en la nómina electrónica enviada a la DIAN.

• Prestaciones sociales (Cesantías e intereses de cesantías)

  • Mensualmente: Se incluyen en cada reporte de nómina enviado a la DIAN.
  • Consolidado anual: Se reportan únicamente en el mes de diciembre con el total del año.
  • Cuando se paguen: Solo se reportan en el momento en que la empresa realiza el pago al fondo o al empleado.

• Vacaciones

  • Mensualmente: Se reflejan en cada reporte de nómina enviado a la DIAN.
  • Consolidado anual: Se reportan en el mes de diciembre con el total del año.
  • Cuando se paguen: Solo se registran en el reporte del mes en que se pagaron.

• Primas de servicio

  • Mensualmente: Se incluyen en cada reporte de nómina enviado a la DIAN.
  • Cuando se paguen: Solo se reportan en el mes en que el empleado recibe el pago.

Sección 6: Portal de empleados

El portal de empleados es una plataforma en línea donde los trabajadores de la empresa pueden acceder a su información de nómina de forma segura y organizada.

• A través de este portal, los empleados pueden ingresar y descargar sus comprobantes de nómina, siempre que se les haya asignado el permiso correspondiente.
• Puedes personalizar el enlace de acceso con el nombre de tu empresa. Ejemplo:
  https://minomina.aliaddo.com/nombre-empresa
  (Se recomienda no dejar espacios en el nombre de la empresa).
• Una vez configurado, puedes hacer clic en el botón “Ir al portal” para visualizar la pantalla de inicio de sesión del portal.

Este portal facilita la entrega de información de nómina a los empleados de manera digital. Su uso es opcional, pero altamente recomendable para optimizar la gestión de documentos y mejorar la experiencia del trabajador.

Nota

Si necesitas más información sobre el Portal de Empleados, consulta el siguiente enlace:

Portal de empleados

3. Guarda los cambios

• Una vez hayas ingresado y revisado toda la información, haz clic en Guardar.
• Verifica que no haya errores en la configuración antes de continuar con la liquidación de nómina.

✨ ¡Y listo!

Ahora tu empresa está configurada correctamente en Nómina de Aliaddo y puedes continuar con la liquidación de nómina, la generación de la PILA y el cumplimiento de tus obligaciones laborales y fiscales.

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